C’est quoi le business process optimization ?
Le business process optimization est le fait de reconcevoir un processus existant pour le rendre plus efficace, rationaliser les opérations, mettre à niveau les communications, réduire les erreurs et les coûts et améliorer les charges de travail. Ces améliorations doivent continuer à mesure que les entreprises changent, évoluent, se développent et mettent en œuvre de nouvelles technologies.
Étapes pour améliorer et optimiser un processus business
Lors de la planification d’une initiative d’amélioration et d’optimisation des processus d’entreprise, déterminez les objectifs de l’entreprise, ou les améliorations que vous jugez nécessaires et ce qui doit être optimisé. il faut que votre objectif soit clair.
1. Identifiez un processus unique qui doit être amélioré
Concentrez-vous sur un processus qui nécessite une amélioration immédiate, contactez les parties prenantes et les membres de l’équipe pour déterminer quelles tâches et activités prennent le plus de temps et de ressources, et recueillez des recommandations sur la manière dont le processus peut être amélioré. Dans ce processus, choisissez une tâche qui est la moins complexe et la moins longue à optimiser, mais qui affichera un retour sur investissement immédiat, quelle que soit sa taille. Les petits projets d’optimisation peuvent toujours montrer des résultats significatifs.
2. Définir des objectifs commerciaux pour l'amélioration et l'optimisation des processus
Une fois qu’un processus a été identifié pour l’amélioration, définissez le but de l’optimisation du processus, fixez les objectifs généraux ainsi que des objectifs plus petits immédiatement mesurables, et concevez un plan pour atteindre ces objectifs. Ayez une compréhension claire de ce que l’optimisation permettra d’accomplir par exemple, des économies financières, des économies de ressources ou des économies de temps. Communiquez clairement ces objectifs aux dirigeants et aux parties prenantes afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et d’accord.
3. Créer une carte du processus existant
Cartographiez visuellement le processus business à l’aide des méthodes de BPM et de modélisation des processus business qui ont été popularisées au cours des dernières décennies. Ces outils peuvent fournir un moyen facilement compréhensible et standardisé de définir comment un processus actuel passe par différents départements, les différentes étapes du processus et les composants des processus qui s’exécutent séquentiellement ou en parallèle.
4. Analyser le processus actuel pour isoler les faiblesses
La cartographie des processus aide à analyser le processus actuel et à localiser les zones d’inefficacité qui peuvent être améliorées et optimisées. Utilisez également les retours d’expérience des parties prenantes pour analyser quelles étapes du processus prennent le plus de temps, créent des goulots d’étranglement, provoquent des ruptures de communication, n’apportent pas de valeur et peuvent être retravaillées ou supprimées, par exemple en rendant certaines tâches conditionnelles, en intégrant certaines tâches, adapter les autorisations de données ou automatiser les tâches manuelles.
5. Cibler des tâches spécifiques pour l'automatisation
L’automatisation offre des possibilités d’améliorer et d’optimiser rapidement un processus business en éliminant les goulots d’étranglement causés manuellement, en résolvant les problèmes de répétabilité et de qualité et en supprimant les inefficacités. Déterminez quelles ressources monétaires et temporelles sont disponibles pour investir dans un logiciel d’automatisation des processus business et si les outils nécessaires existent déjà dans l’organisation.
6. Vérifier les objectifs initiaux du plan de refonte des processus
Assurez-vous que la refonte des processus répondra aux objectifs commerciaux établis et aura un impact significatif sur l’efficacité des processus, les économies de ressources et le retour sur investissement. Un logiciel de modélisation des processus business peut aider à mesurer l’impact et fournir des recommandations sur les domaines où le processus peut être amélioré tout en restant au stade pilote.
7. Testez le nouveau processus avant sa mise en œuvre complète
Les tests et l’assurance qualité sont des étapes tout aussi importantes pour s’assurer que le nouveau processus fonctionnera avant sa mise en œuvre à grande échelle. Des processus commerciaux optimisés peuvent souvent être entravés par des circonstances imprévues. Tester l’ensemble du processus avant la mise en œuvre complète permet d’éviter un réexamen et une reconception itérative après le déploiement.
8. Améliorer et surveiller en continu le processus après le déploiement
Une fois entièrement mis en œuvre, mesurez l’efficience et l’efficacité du nouveau processus. À mesure que les conditions du marché et les opérations commerciales changent, les processus commerciaux changent également. Par conséquent, un processus business nécessite une évaluation et une surveillance continues pour s’assurer qu’il offre plus de valeur par rapport à l’ancien processus. Recueillez les commentaires des parties prenantes et surveillez le processus pour tout nouveau problème à résoudre.
